הגשת תוכן מ-א' עד ת'

הגשת הצעה לאירוע תוכן

1. בעת הגשת בקשה להעברת אירוע יש למסור את הפרטים הבאים:
   • כותרת האירוע.
   • סוג האירוע (הרצאה/סדנה/פאנל/שעשועון/מופע/אחר).
   • תקציר המתאר בצורה ברורה ומושכת את תוכן האירוע (עד 70 מילה).
   • שמות כל מעבירי האירוע וגילם.
   • ביוגרפיות קצרות (עד 14 מילה) וענייניות של כל מעבירי האירוע.
   • פרטי התקשרות תקינים: מספר טלפון סלולרי  וכתובת אימייל.
2. ככלל, אירוע תוכן בכנס יימשך 45 דקות. אם נחוצה לאירוע מסגרת זמן ארוכה יותר, אפשר לבקש להאריך את האירוע ל-90 דקות.
3. הגשת אירועים לכנס או ההשתתפות בהעברתם מוגבלות לגיל 15 ומעלה. השתתפות בהעברת אירוע מתחת לגיל זה תתאפשר רק באישור מיוחד מהנהלת הכנס.
4. על מעבירי התוכן לציין אם יש בכוונתם להציג תוכן כלשהו שמחייב הגבלת גיל כיוון שהוא עוסק באלימות או במין,  הנהלת הכנס שומרת לעצמה את הזכות להגביל את גיל הכניסה לאירוע בהתאם לתוכן, או להתנות קבלה בהתאמה להגבלת גיל.
5. נשמח לקבל אירועים המכוונים לילדים! בעת הגשת אירוע לילדים יש לציין את טווח הגילים שאליהם האירוע מיועד (למשל "לגיל 9-5" או "מגיל 8 ומעלה") ואם נחוץ ליווי של אדם מבוגר בגילאים מסוימים.
6. יש להגיש הצעות לאירועים עד יום רביעי, 31 בינואר 2024 בחצות. 
7. אחרי שיבוץ האירועים הראשוני יישלחו תשובות לכל המגישים והמגישות אם האירועים שהגישו התקבלו, נדחו או נכנסו לרשימת ההמתנה. אנא עיקבו אחרי מיילים מאיתנו. 

לאחר קבלת האירוע

1. לכל אירוע ישובצו מפיק או מפיקה מטעם הכנס. מפיקי התוכן יתאמו בין מעבירי התוכן לסגל הכנס וינהלו את כל התקשורת ביניהם. 
2. אנא העבירו למפיק/ת התוכן פירוט של כל הציוד הטכני והסיוע הלוגיסטי הנחוץ לקיום האירוע, בהתאם להנחיות הפקת התוכן. 
3. חשוב! הקפידו לעדכן את מפיק/ת התוכן על כל שימוש מתוכנן באירוע ביצירות המוגנות על ידי זכויות יוצרים, ובכלל זה סרטים ותוכניות טלוויזיה, קטעי מוזיקה, תמונות וטקסטים. הנהלת הכנס תעשה כמיטב יכולתה להנחות את מעבירי האירוע איך לעשות שימוש הוגן וחוקי בתכנים.
4. אנא ידעו את מפיק/ת התוכן על השירות שיידרש מצוות ההקרנה במהלך האירוע, ובכלל זה מעבר ממצגות לקטעי וידאו וחזרה, הגברת קול, תאורה וכן הלאה, דרישות מורכבות יש להעביר מוקדם ככל האפשר.
5. הכנס אינו מתחייב לספק את כל הדרישות. אם לא יהיה ביכולתנו למלא בקשה זו או אחרת, נעדכן במייל ונשתדל להציע פתרון חלופי.

פיילוטים

1. כנס עולמות ממליץ למעבירי האירועים לקיים הצגה מקדימה (פיילוט) של האירוע שלהם בפני קבוצה מצומצמת של אנשי כנסים מנוסים ואוהדים, שיעניקו משוב מועיל לקראת האירוע החי שייערך בזמן הכנס.
2. סגל הכנס ישתדל לארגן פיילוט לכל אירוע שמגישיו ירצו בזה, אך אינו מתחייב לכך.
3. אירועים שקבלתם הותנתה בקיום פיילוט יקיימו פיילוטים במהלך השבועיים הראשונים של חודש מרץ.

מהלך האירוע בכנס

1. יש להגיע לאולם שבו יועבר האירוע 15 דקות לפני תחילתו.
2. אם מכל סיבה שהיא אין ביכולתך להגיע לאירוע שלך בזמן, יש לעדכן מוקדם ככל הניתן את מפיק/ת התוכן שלך.
3. במהלך האירוע יש להישמע להנחיות המקרינ/ה באולם, או בהיעדרו/ה למפיק/ת התוכן.
4. כל האירועים חייבים להסתיים בשעה שנקבעה להם מראש, גם אם החלו באיחור מכל סיבה שהיא. 
5. ייתכנו הזזות של אירועים מאולם לאולם לפי שיקול דעתה של הנהלת הכנס.

פאנלים, הפקות ואירועים מיוחדים

1. בכל אירוע שמעבירים שני אנשים או יותר, יבחרו המשתתפים איש קשר או אשת קשר שינהלו את התקשורת השוטפת בינם לבין סגל הכנס, ובכלל  זה העברת הודעות ממפיק/ת התוכן לכל משתתפי האירוע ומסירת בקשות ותשובות מהמשתתפים למפיק/ת התוכן.
2. אם לא נקבע אחרת, תפקיד איש או אשת הקשר יוטל על מגיש/ת האירוע. להחלפת איש או אשת הקשר, אנא ציינו זאת במפורש בטופס ההגשה או בהתכתבויות ההמשך. 
3. אנשי הקשר מתחייבים להיענות לפניות מסגל הכנס בתוך זמן סביר.

הטבות

1. מעבירי האירועים זכאים לכרטיסי חינם לאירועי הכנס בכפוף למדיניות חלוקת כרטיסי החינם. 
2. מעבירי האירועים זכאים להנחת חברי עמותות לרכישת כרטיסים נוספים לשימושם.
3. מעבירי האירועים זכאים להנחה בהרשמה לאגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה.

קוד התנהגות

1. חשוב לנו שתזכרו, כל מארגני הכנס עושים זאת בהתנדבות. לכולנו מטרה משותפת, יצירת כנס מוצלח ומהנה, וחשוב לשמור על כבוד הדדי.
2. מעבירי התוכן מתחייבים להתנהג בצורה מכובדת בעת הגשת האירוע, במהלך העבודה על האירוע ובזמן השתתפותם בכנס.
3. הצגת תוכן שאינו הולם לילדים, באירוע שלא נקבעה לו הגבלת גיל מתאימה מראש, עלולה להוביל לביטול האירוע או להפסקתו.
4. התנהגות לא הולמת כלפי הקהל או צוות הכנס תיענה בחומרה, עד כדי ביטול אירועים או הפסקתם.